Panduan Memproses Perjalanan Bisnis Agar Aman dan Lancar

Saat mempersiapkan perjalanan bisnis, ada banyak hal yang perlu dilakukan dan tentunya jika dilewatkan bisa berdampak pada perjalanan bisnismu, termasuk asuransi perjalanan. Untuk tahu seperti apakah panduan memproses perjalanan bisnis, kamu bisa ikuti artikel ini untuk mendapatkan pengalaman perjalanan bisnis yang lebih baik.

Apa Itu Perjalanan Bisnis?

Perjalanan bisnis merupakan perjalanan ke berbagai tempat kerja yang berbeda dan umumnya ini telah ditentukan oleh perusahaan yang dibuktikan dengan surat perjalanannya.
Perjalanan bisnis sendiri bisa dilakukan oleh pimpinan maupun karyawan yang berkaitan erat dengan pekerjaan tersebut, tetapi hanya untuk jangka waktu tertentu saja.

Tentu saja, saat melakukan perjalanan bisnis ini tak akan ada keluarga yang ikut serta. Sebab, tujuannya benar-benar untuk meningkatkan prospek bisnis kantor supaya lebih cerah serta mampu menjalin mitra bisnis yang baik.
Sebab itulah, perjalanan bisnis kadang jadi urgensi yang mesti dipenuhi jika perusahaan tak ingin kehilangan klien terbaiknya.

Panduan Memproses Perjalanan Bisnis

Tahukah kamu kalau ternyata terdapat 3 cara untuk mengurus serta mempersiapkan segala
sesuatu yang berhubungan dengan bisnis, berikut penjelasan lengkapnya.

1. In House Traveling Department

In House Travelling Department adalah divisi atau bagian di perusahaan yang punya tugas khusus dalam menangani perjalanan bisnis. Ini juga divisi yang akan bertanggung jawab dalam persiapan dokumen, mengurus tiket,

serta mencari tempat penginapan.
Dengan begitu, maka orang yang melakukan perjalanan bisnis hanya berfokus pada goals perjalanan bisnis itu sendiri. Sebab, seluruh biaya telah diurus oleh bagian ini.

2. Travel Bureau

Mungkin kamu sudah tahu, bahwa kini sebagian perusahaan memakai jasa biro perjalanan untuk mempersiapkan segala perjalanan bisnis pimpinannya, sebab diketahui jauh lebih praktis serta tidak bikin perusahaan repot. Maka dari itu, umumnya perusahaan akan mencari tahu manakah biro perjalanan yang bisa
dipercaya.

Sebab, administrasi kantor atau sekretaris akan bertanggung jawab membuat pengendalian perjalanan demi mengurus seluruh dokumen yang dibutuhkan. Misalnya, pembelian tiket, paspor, fiscal, visa, dan pemesanan hotel.

3. Administrasi Kantor atau Sekretaris

Sebagian besar pimpinan ada juga yang meminta bagian administrasi kantor untuk mempersiapkan perjalanan bisnisnya. Oleh sebab itu, mereka mulai siapkan segala sesuatunya, seperti dokumen perusahaan, hotel, visa, paspor, dan tiket.

Tentu saja, untuk menyiapkan seluruhnya, administrasi kantor harus koordinasi bersama pimpinan dan menunjuk satu orang untuk menangani hal ini.

Persiapan Perjalanan Bisnis

Perusahaan mana yang tidak mau perjalanan bisnisnya berjalan lancar dan sesuai dengan harapan.
Jika kurang koordinasi, maka akan berdampak pada perjalanan bisnis nanti. Bisa jadi perusahaanmu akan bermasalah dengan klien dan membuat mitra jadi batal. Oleh sebab itu, kamu bisa mengeksekusi perjalanan bisnismu dengan langkah-langkah
berikut ini:

1. Persiapan Rencana Perjalanan Bisnis

Adapun saat kamu merencanakan perjalanan bisnis, maka administrasi kantor mesti mengumpulkan seluruh informasi yang berkaitan dengan perjalanan bisnis secara lengkap.
Informasi yang dimaksud dapat berupa:
● Orang yang bertanggung jawab dalam perjalanan bisnis.
● Tujuan utama dilakukannya perjalanan bisnis.
● Dokumen yang perlu dipersiapkan.x
● Cara pemesanan tiket pesawat dan hotel.
● Metode reimbursement.
● Total budget perjalanan yang didapatkan dari pimpinanan.
● Waktu dan jadwal yang pasti, termasuk keberangkatan, kedatangan, serta kepulangan.
● Transportasi dan hotel yang biasa digunakan.

2. Persiapan Dokumen Perjalanan Bisnis

Karena dokumen perjalanan bisnis merupakan bukti tertulis yang bisa memberikan keterangan untuk pimpinan saat melakukan perjalanan bisnis, maka isinya pun harus
disepakati bersama pimpinan jauh-jauh hari. Terdapat dua jenis dokumen yang harus disiapkan, yakni:

● Dokumen Internal
Untuk dokumen internal ini biasanya diterbitkan oleh instansi yang bersangkutan.
Dokumen internal tersebut ada dua yaitu surat tugas dan surat perintah perjalanan dinas atau SPPD.

Surat tugas merupakan surat yang dikeluarkan petinggi yang memiliki wewenang dalam memberikan tugas kepada bawahannya saat melakukan perjalanan dinas. Sementara, SPPD merupakan surat yang dikeluarkan oleh perusahaan atau orang yang lebih tinggi dan ditujukan untuk bawahannya dalam melakukan perjalanan bisnis.

● Dokumen eksternal
Dokumen eksternal merupakan dokumen yang dikeluarkan instansi dan berguna untuk seluruh proses perjalanan bisnis. Jenis dokumen ini meliputi paspor, visa, surat keterangan fiskal, exit permit, tiket transportasi, dan sertifikat kesehatan.

3. Membawa Barang Penting untuk Kondisi Darurat

Keamanan memang nomor satu, tetapi hal tidak kalah penting untuk kamu perhatikan yakni kenyamanan saat melakukan perjalanan bisnis.
Tentu saja, kamu harus lebih cerdas dalam mengemas barang-barang dan jangan sampai melupakan barang penting saat bepergian.

Hal sederhana seperti penutup kuping selama di perjalanan mungkin diperlukan untuk memaksimalkan waktu istirahatmu. Sehingga ketika meeting bersama klien, fokusmu tak akan terpecah lantaran tidak mendapatkan tidur yang cukup.
Selain itu, obat-obatan pribadi juga penting untuk dibawa, misalnya minyak angin, obat sakit perut, obat sakit kepala, atau pembalut untuk wanita.
Sebaiknya kamu meminimalisir membawa barang-barang tidak perlu agar selama perjalanan bisnis tidak repot menyiapkannya. Sebab, kamu bukanlah sedang berlibur ke suatu tempat, melainkan sedang melakukan perjalanan bisnis.

Memproses perjalanan bisnis memang tidak mudah, itu sebabnya kamu butuh panduan seperti dalam artikel ini. Namun, tidak kalah penting sebelum melakukan perjalanan bisnis, pastikan kamu sudah memiliki asuransi perjalanan yang bisa diperoleh dari SimasInsurtech.com. Simas Insurtech akan memberikan jaminan perlindungan selama melakukan perjalanan bisnis atas risiko yang mungkin terjadi.